# Gestión de documentos La página de Documentos es el repositorio central de todos los documentos de cumplimiento de tu organización. Úsala para almacenar, hacer seguimiento y aprobar certificados de seguro, licencias de operador, certificados de ITV, licencias de conductor, calibraciones del tacógrafo y cualquier otro registro que necesites para acreditar respecto a un Vehículo o un Conductor.
> **Permisos:** Los Gestores de Flota y los Administradores pueden cargar, revisar, aprobar, rechazar y eliminar documentos. Los Usuarios Estándar pueden ver los documentos dentro de su flota o depósito asignado. Los roles orientados al conductor normalmente solo pueden ver sus propios registros. ## Lo que puedes hacer * Almacenar documentos de cumplimiento asociados a un Vehículo o a un Conductor. * Seguir el ciclo de vida de cada documento desde la carga hasta la aprobación, el rechazo o el vencimiento. * Clasificar las solicitudes mediante un flujo de revisión claro. * Filtrar por estado, tipo, entidad o flota para encontrar rápidamente lo que necesitas. * Detectar los registros próximos a vencer antes de que afecten al cumplimiento operativo. ## La página de Documentos de un vistazo La página se abre con una fila de tarjetas de resumen seguida de la lista de documentos. ### Tarjetas de resumen La fila de tarjetas muestra un recuento para cada estado del ciclo de vida: * **Aprobados** -- documentos que han sido revisados y aceptados. * **Pendientes** -- documentos en espera de revisión. * **Rechazados** -- documentos que han sido denegados. * **Vencidos** -- documentos cuya fecha de vencimiento ha pasado. Cada tarjeta se puede pulsar. Al seleccionar una tarjeta se filtra la lista de abajo para mostrar solo los documentos en ese estado, lo cual resulta útil para ponerse al día con una cola de revisiones pendientes o reclamar registros vencidos. ### Subpestañas de estado Encima de la lista, las subpestañas de estado ofrecen los mismos filtros en formato de pestañas: **Todos**, **Pendiente de revisión**, **Aprobados**, **Rechazados**, y **Vencidos**. Las subpestañas y las tarjetas de resumen permanecen sincronizadas. ### Lista de documentos La lista muestra de forma predeterminada las siguientes columnas: * **Nombre del documento** -- el título asignado al archivo al cargarlo. * **Tipo** -- el Tipo de documento configurado (por ejemplo, Certificado de seguro, Licencia de conductor). * **Entidad** -- el Vehículo o Conductor al que pertenece el documento. * **Estado** -- una etiqueta de color que muestra **Pendiente de revisión**, **Aprobados**, **Rechazados**, o **Vencidos**. * **Fecha de carga** -- cuándo se añadió el archivo. * **Fecha de vencimiento** -- cuándo vence el documento. También puedes habilitar **Cargado por** y **Flota** como columnas opcionales. ### Buscar El cuadro de búsqueda coincide con el nombre del documento, el nombre de la entidad y el tipo de documento, por lo que puedes encontrar un registro sin tener que cambiar primero de pestaña. ## Cómo cargar un documento Para añadir un nuevo documento de cumplimiento: 1. Haz clic en **Documentos** en la barra lateral. 2. Haz clic en el botón **Cargar** . Se abre un panel deslizante. 3. Elige la entidad: * **Vehículo** -- selecciona el Vehículo al que se refiere el documento. * **Conductor** -- selecciona el Conductor al que se refiere el documento. 4. Selecciona la pestaña **Tipo de documento** del menú desplegable. 5. Elige el archivo que quieres cargar (PDF o imagen). 6. Establece el **Fecha de vencimiento**. Déjalo en blanco si el documento no vence. 7. (Opcional) Añade una **Nota** para ayudar a los revisores a entender el contexto. 8. Haz clic en **Cargar**. El documento aparece en la lista con un **Pendiente de revisión** estado y queda listo para que un revisor actúe sobre él. > **Consejo:** Configura los Tipos de documento disponibles y las reglas de aprobación en [Tipos de documento](/geotab-add-in/geotab-add-in-es/configuracion/settings/document-types.md) antes de empezar a cargar documentos. ## Cómo revisar y aprobar un documento Los documentos en el **Pendiente de revisión** estado necesitan que un revisor confirme que el archivo es válido y que los metadatos son correctos. 1. Abre la **Documentos** . 2. Selecciona la pestaña **Pendiente de revisión** subpestaña, o haz clic en la **Pendientes** tarjeta de resumen. 3. Haz clic en **Ver** del documento que quieres revisar. Se abre la **Revisión del documento** superposición. 4. Usa el panel de vista previa para inspeccionar el archivo. Tanto los PDF como las imágenes se muestran completos. 5. Confirma los metadatos en el panel lateral: * La entidad (Vehículo o Conductor) es correcta. * El Tipo de documento coincide con el archivo. * La fecha de vencimiento es correcta y coincide con el documento. 6. Elige una de las tres acciones: * **Aprobar** -- acepta el documento y establece su estado en **Aprobados**. * **Rechazar** -- deniega el documento. Usa esta opción cuando el archivo no sea válido, sea ilegible o esté asociado a la entidad equivocada. * **Solicitar nueva carga** -- devuelve el documento al usuario que lo cargó y solicita un nuevo archivo. 7. Añade una nota explicando tu decisión cuando se te solicite y luego confirma. > **Importante:** Una vez que un documento está **Aprobados**aprobado, cuenta para la posición de cumplimiento de la entidad. Si después detectas un error, puedes eliminar el documento y pedir una nueva carga. ## Cómo eliminar un documento Para eliminar un documento: 1. Localiza el documento en la lista. 2. Haz clic en **Eliminar** en la fila. 3. Confirma la eliminación en el mensaje que aparece. > **Nota:** Eliminar un documento es permanente. Siempre que sea posible, es preferible **Rechazar** o **Solicitar nueva carga** para conservar un registro de auditoría. ## Cómo cambian automáticamente los estados * Un documento pasa de **Aprobados** en **Vencidos** automáticamente una vez que el **Fecha de vencimiento** ha pasado. * Los documentos vencidos permanecen visibles en la página para que puedas revisar lo que ha caducado y solicitar nueva evidencia. * Las reglas de aprobación definidas en [Tipos de documento](/geotab-add-in/geotab-add-in-es/configuracion/settings/document-types.md) determinan qué roles pueden mover un documento de **Pendiente de revisión** en **Aprobados**. ## Artículos relacionados * [Tipos de documento](/geotab-add-in/geotab-add-in-es/configuracion/settings/document-types.md) * [Requisitos de cumplimiento](/geotab-add-in/geotab-add-in-es/configuracion/settings/compliance-requirements.md) * [Detalles del vehículo](/geotab-add-in/geotab-add-in-es/vehiculos/vehicles/vehicle-details.md) * [Detalles del conductor](/geotab-add-in/geotab-add-in-es/conductores/drivers/driver-details.md) --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.fleetfusion.ai/geotab-add-in/geotab-add-in-es/documentos/documents.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.